Meer tijd voor de zorg dankzij hulpvaardige kwaliteitsrobot

Donderdag 3 september 2020

Hoe krijg je als zorgmedewerker meer tijd voor de cliënten en verbeter je tegelijkertijd de kwaliteit van de zorgdossiers? Dan zet je een robot in. Bij Vivent wordt er sinds eind juli gewerkt met een zogenaamde kwaliteitsrobot. Deze controleert de kwaliteit van de zorgdossiers van cliënten. Een klus waar een coördinerend verpleegkundige normaal gesproken gemiddeld 2 dagen per kwartaal mee bezig is. Dit levert naast een verhoogd werkplezier ook een kwaliteitsverbetering en een tijdsbesparing op.

Kwaliteitsverbetering en tijdsbesparing

De kwaliteitsrobot opent zelfstandig zorgdossiers van cliënten en doorloopt allerlei stappen, gericht op controle. De robot controleert bijvoorbeeld of er een contactpersoon in het dossier is ingevuld en de volledigheid van de legitimatiegegevens kloppen. Is een multidisciplinair overleg tijdig uitgevoerd? Is het behandelplan actueel, zijn alle gegevens compleet? De robot geeft als eindresultaat een rapport met daarin een analyserapport die automatisch naar de coördinerend verpleegkundigen wordt gemaild. Zo wordt duidelijk welke dossiers inhoudelijk nog verbeterd moeten worden.

Voorheen deed een zorgmedewerker dit soort tijdrovende controles steekproefsgewijs, 4 keer per jaar. De robot controleert alle dossiers en doet dit nu 12 keer per jaar. Daarmee wordt aantoonbaar een kwaliteitsverbetering gerealiseerd. De besparing op tijd is totaal tot wel 120 uur per jaar. Want 15 coördinerend verpleegkundigen x 2 dagen per kwartaal is 120 uur per jaar. Een mooie tijdswinst die zo aan de zorg kan worden besteed. Het levert daarnaast een verhoogd werkplezier op.

Manou van der Linden werkte als coördinerend verpleegkundige mee aan de realisatie van de kwaliteitsrobot, zij is erg blij met de komst van de robot: “Ik denk dat de kwaliteitsrobot een goede toevoeging is. Hij neemt ons een deel van de dossiercheck uit handen en kan ook bijdragen voor andere afdelingen, bijvoorbeeld Zorgadministratie. We proberen hem voor zoveel mogelijk in te zetten.”

Virtueel medewerker

Bij een robot denken de meeste mensen vaak aan een echte, tastbare robot, denk aan Zora (afbeelding), Pepper of Tessa. Dat is in dit geval niet zo. De kwaliteitsrobot die Vivent inzet is feitelijk een computerprogramma dat heeft geleerd om zelfstandig standaard taken te doen, die normaal door een verpleegkundige worden gedaan. Net als een echte medewerker werkt deze robot op de zogenaamde gebruikersinterface (alles wat je ziet op het beeldscherm) van een computer. Als je dit zou kunnen zien, zou het lijken alsof iemand je computer overneemt en op allerlei knoppen klikt in het zorgdossier. Daarmee is het eigenlijk een ‘virtuele’ medewerker geworden, ook wel ‘software robot’ genoemd.

Samenwerking

Het inzetten van de kwaliteitsrobot is een van de stappen die de intramurale divisie het afgelopen jaar heeft genomen in het kader van kwaliteitsverbetering en het methodisch werken.

De kwaliteitsrobot is tot stand gekomen vanuit een project in samenwerking met zorgprofessionals, stafafdelingen en het bedrijf BCE Consulting uit Bilthoven. BCE ondersteunt zorginstellingen met onder andere procesverbeteringen en de ontwikkeling van software-robots. Chantal Verhoeven, projectleider binnen Vivent: “Dit project is gestart omdat er een concreet probleem of een vraag lag vanuit de zorgmedewerkers van Vivent. Door deze unieke toepassingen zijn onze medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve handelingen en kunnen zij zich weer meer richten op de zorg voor onze cliënten.”

Vooralsnog wordt de robot alleen ingezet op de zorgdossiers van de bewoners van de Vivent woonzorgcentra. De eerste resultaten zijn bemoedigend. Daarom wordt nu overwogen om de kwaliteitsrobot ook in te zetten in de Vivent Thuiszorg en bij de zorgadministratie.